Notion: A ferramenta que serve para tudo

O Notion serve pra tudo.

Comecei a usar ele em 2020, e não gostava muito porque achava meio confuso. Uma ferramenta que faz tudo, muitas vezes não é intuitiva. Mas não para de ler por aqui porque o Notion conseguiu resolver esse problema e, hoje, é bem mais intuitivo.

Em geral, o Notion é uma ferramenta que organiza qualquer coisa. No pessoal e no profissional.

Se você quiser, por exemplo, registrar quando treina, estuda, desenha, lê, qualquer coisa, você pode baixar (até de graça) um template para monitorar seus hábitos.

Isso é bem simples, já vem bem pronto, e você só precisa adaptar para as suas necessidades pessoais.

Se você prestar atenção numa linha que está bem abaixo do Habit Tracker você lá quem tem Day, Week, Month… e assim vai. Aquilo ali são diferentes modos de visualizar o conteúdo que está nessa Database (que é o nome dos repositórios de dados do Notion).

E essa é a maior graça da ferramenta. Você consegue jogar um monte de coisa na mesma Database, e separar por filtros e visualizações, ou criar uma Database para cada necessidade.

Vou exemplificar com um template que acabei de liberar (e vai estar de graça até 19/04).

Para mostrar que podemos usar para QUALQUER COISA, criei um Livro do Bebê digital. Daqueles que nossas mães preenchiam com nossas informações, mas um que cabe no seu bolso e pode ter tanto informações sensíveis (como medicamentos e alergias) até a melhor parte (palavras faladas erradas, lembranças e muito mais).

Criei as seguintes áreas no template:

Na parte de informações é só uma lista, que pode ser editada, com algumas informações que são úteis de se ter no bolso.

Só que isso é o básico. Uma Database só isolada, que funciona como uma tabela qualquer.

Na área de Alimentação já foi bem além do básico. São duas Databases diferentes, uma de alimentos que o bebê provou (que é importante anotar no início) e receitas que ele gosta.

Na primeira parte fica a lista de alimentos provados, se teve reação (e qual foi o grau), quando foi, e os detalhes por escrito. E essa Database serve de fonte para uma outra que mostrarei depois, que monitora todas as alergias.

Na parte de baixo temos uma galeria com receitas que quando você cria uma nova, já tem um template pronto com espaço para ingredientes, modo de preparo, informações especiais e tipo de comida.

Depois vem a parte de Informações Médicas. Que tem quatro Databases diferentes.

Começando pelas alergias. Essa parte é integrada com a de alimentação. Mas também tem espaço para alergias não alimentares, como a de Pêlo de Cachorro.

A diferenciação é feita marcando só uma caixinha.

Se não for alimento, ela fica só na área de alergias, não aparece na página de alimentação. As informações são trocadas entre as áreas, mas ficam limpas, é possível separar com facilidade o que importa em cada lugar.

As outras Databases funcionam independentemente uma da outra. Mas cada uma com campos específicos para servir melhor para cada necessidade. E, se você quiser, você pode adaptar ainda mais para a sua necessidade.

A área de Contatos Importantes tem tanto pessoas como lugares importantes. Também são duas Databases diferentes. Daria para fazer numa só, sem dificuldade. Mas como eu estou compartilhando o template com quem pode não ter muita intimidade com o Notion, optei pela solução mais simples para quem quiser fazer uma adaptação.

Uma coisa que só quem cria um bebê pequeno sabe, é que sono é coisa séria. Tão sério que minha mulher é Consultora de Sono Infantil. Então tomei o cuidado de fazer uma área que contemplasse isso. Para anotar hora que o bebê acordou, dormiu e até a quantidade de sonecas.

Só preenchi um dia, mas o ideal é fazer isso sempre, para acompanhar bem. E como criei um template de página, ele já vem com mais personalização. Coloquei até uma tabela para poder preencher a duração de cada soneca, mas sem poluir a visão do calendário que só mostra quando acorda e dorme, no sono noturno, e a quantidade geral de sonecas.

Depois vem a parte fácil. Falando Errado e Histórias são só Databases isoladas que têm espaço para registrar histórias e as palavras, como tabela e lista.

Para fechar, coloquei uma galeria de momentos. Porque muitas vezes o mais importante é a imagem, e essa visualização de galeria ajuda muito. Quem quiser pode até abrir a página e colocar mais informações.

Isso é só uma demonstração da flexibilidade que o Notion tem. Mas dá para fazer estruturas muito mais complexas. Eu gerenciava um time todo (presencial e remoto) usando uma Database só. Criei tags, status, separei por responsáveis, várias informações diferentes que me deram o poder de organizar tudo por filtros e visualizações diferentes.

Se olhar a Database geral, é uma zona.

Mas usando os filtros e visualizações eu consegui criar várias áreas separadas que servem para usos específicos e claros.

São todos esses links, com diversas áreas e páginas bem específicas para cada função diferente no time. Todas as tarefas estão na mesma Database, só algumas áreas da coluna da esquerda que têm Databases próprias.

Mas a melhor parte é criar uma página para cada colaborador. Todas têm foto, uma checklist, links e projetos. Esses dois últimos já variam de acordo com a atividade do funcionário.

A do gestor tem ali na direita uma aba só do que já está pronto, mas pendente de aprovação. Alguém marcou uma tarefa como concluída, ela aparece automaticamente ali para ser aprovada e finalizada.

Já o designer tem uma lista de prioridades onde o gestor pode arrastar para cima ou para baixo cada demanda para deixar sempre o mais importante em primeiro lugar, independente de data prevista de entrega.Isso é muito importante em lugares onde o planejamento não é muito seguido e toda hora mudam as prioridades.

E isso é só uma parte. A Social Media tem um calendário de postagens na sua página. Se ela clicar para criar uma nova postagem de Instagram, já vem com isso tudo pré pronto, basta ir preenchendo.

Isso tudo demora bastante pra ficar pronto e faz parte de um outro template que estou preparando para gestão de times (remoto e presencial). Mas são tantas opções que eu nunca termino por sempre achar mais uma função interessante.

Esse é o maior problema do Notion, dá para fazer tudo nele. Até meus textos eu escrevo lá. Já tem até função com Inteligência Artificial, mas o conteúdo já está bem grande e vou parando por aqui.

Eu indico que você comece fazendo a sua conta gratuita e baixando uns templates para ir vendo como funciona e depois ir adaptando. Até pegar o jeito e começar a criar do zero.

Mas é uma ferramenta incrível, onde eu passo a maior parte do meu tempo de trabalho.

>EXTRAS<

Você pode baixar aqui o template do Livro do Bebê.

Ou salvar a minha página do Gumroad, onde vou disponibilizar outros templates pagos e gratuitos.